Das Thema „Compliance“ wird auch für kleine und mittelständische Unternehmen immer bedeutsamer. Die Einhaltung der Datenschutzkonformität, die Vorschriften über eine ordnungsgemäße Buchführung, umsatzsteuerliche Vorgaben und der Schutz vor Hacker-Angriffen sind Themen, die jeden Shop-Betreiber beschäftigen, da ein Verstoß eine existentielle Bedrohungen darstellen kann.
Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihren Shop vorschriftskonform zu betreiben und eine weitestgehende IT-Sicherheit zu gewährleisten , damit Sie sich voll auf Ihre eigentliche Unternehmenstätigkeit konzentrieren können und auch Ihre Kunden auf einen sicheren Einkauf vertrauen können.
Folgende Leistungen sind in unserem Compliance-Paket enthalten:
Alle Leistungen unseres Datenschutz-Pakets
Beinhaltet sind alle Leistungen des Datenschutz-Pakets. Dies reicht von der Erstellung der verschiedenen Verarbeitungsverzeichnisse über die Prüfung und Erstellung von Auftragsverabeitungsverträgen, Prüfung und Ergänzung der Informationspflichten, Erstellung von Schulungsunterlagen für Mitarbeiter und die Erstellung eines Löschkonzepts bis hin zur allgemeinen Beratung hinsichtlich datenschutzbezogener Themen.
Prüfung Impressum/E-Mail-Signatur
Jeder Webseite muss ein leicht auffindbares Impressum vorhalten. Die Mindestinhalte sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen je nach Unternehmensform und Content individuelle Angaben enthalten. Ansonsten drohen Abmahnungen von Mitbewerbern oder Webseiten-Besuchern. Zudem werden auch E-Mails in vielen Fällen als Geschäftsbriefe angesehen und es sind die erforderlichen Mindestangaben anzugeben. Wir überprüfen Ihr bestehendes Impressum und Ihre E-Mail-Signaturen anhand anwaltlich geprüfter Check-Listen auf Konformität und Vollständigkeit.
E-Mail-Compliance
Beim Bestellvorgang werden in den meisten Fällen automatisiert E-Mails aus dem Shop-System versendet. Diese gelten als Geschäfts-Mails und es sind die gleichen umfangreichen Vorschriften und Vorgaben wie auf Geschäftsbriefe anzuwenden. Dies ist auch dann der Fall, wenn per E-Mail Rechnungen empfangen und versendet werden. Aber auch E-Mails mit Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern können als Geschäftsbriefe gelten. Neben einem vorgabenkonformen Inhalt sind auch die Vorschriften über die entsprechenden Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Um diese zu gewährleisten empfiehlt sich die Einführung eines E-Mail-Archivs. Wir checken Ihre E-Mails, die während einer Bestellabwicklung aus Ihrem Shop-System versendet werden, unterstützen Sie bei der Analyse, welche E-Mails als Geschäftsbriefe zu behandeln sind und helfen Ihnen bei der Einführung einer rechtskonformen E-Mail-Archivierung.
Umsatzsteuer-Compliance
Beim e-Commerce und im Versandhandel mit Kunden und Lieferungen in andere EU-Mitgliedsstaaten ist darauf zu achten, dass die Umsatzsteuer richtig abgeführt wird. Denn der Lieferort verlagert sich nach den Versandhandelsregelungen in den anderen EU-Mitgliedstaat, wenn bestimmte Lieferschwellen im vergangenen oder im laufenden Jahr überschritten wurden oder wenn der Versandhändler auf die Anwendung der Lieferschwelle verzichtet hat. Für den Versandhändler bedeutet das, dass er sich grundsätzlich in diesem EU-Mitgliedstaat umsatzsteuerlich registrieren lassen und Umsatzsteuer abführen muss. Wir prüfen, ob Sie von diesen umsatzsteuerlichen Vorschriften betroffen sind und unterstützen Sie bei der umsatzsteuerlichen Registrierung im Ausland.
Fernabsatz und Widerruf
Als Shop-Betreiber sind die Themen Fernabsatz und Widerrufsrecht elementär, da das Gesetz hier weitreichende Regelungen und Anforderungen vorsieht. Hier lauern Abmahnrisiken durch Mitbewerber und Kunden, denen man mit einer rechtskonformen Vorgehensweise leicht aus dem Weg gehen kann. Wir prüfen Ihre Widerufsbelehrung und Ihr Widerrufsformular anhand anwaltlich ausgearbeiteter Checklisten und analysieren Ihren Shop aufgrund Vorschriften zum Fernabsatz.
Richtlinien und Betriebsvereinbarungen
Sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen oder externe Dienstleister auf Ihre Systeme zugreifen können oder in Ihren Geschäftsablauf eingebunden sind, ist es ratsam für wichtige Aufgabengebiete Richtlinien zu formulieren und zu implementieren und für die Nutzung von Internet, E-Mail oder anderen elektronischen Verarbeitungssystemen eine Betriebsvereinbarung abzuschließen. Dies stellt keine Überwachung der Mitarbeiter dar, sondern gewährt Ihnen z.B. die Möglichkeit, bei Krankheit oder Abwesenheit eines Beschäftigten auf dessen geschäftlichen E-Mail-Account zugreifen zu können und somit die Geschäftsprozesse am Laufen zu halten.
Prüfung der Social-Media-Auftritte
Firmenauftritte auf Facebook, Twitter, Instagramm und Co. sind fester Bestandteil der Online-Marketing-Strategie geworden. Doch obwohl es sich hierbei um eigenständige Webangebote handelt sind auch hier rechtliche Anforderungen, wie z.B. die Impressumspflicht zu beachten. Wir überprüfen Ihre Social-Media-Auftritte und analysieren, ob alle rechtlichen Mindestanforderungen erfüllt sind.
Prüfung von Google Analytics
Google Analytics ist ein überaus nützliches Tool zur Auswertung von Website-Zugriffen und Nutzerstatistiken jedoch datenschutzrechtlich erheblich umstritten. Dennoch gibt es Möglichkeiten, Google Analytics und andere Statistik-Werkzeuge regelkonform einzusetzen. Wir überprüfen Ijhre Webseite auf einen datenschutzkonformen Einsatz Ihrer Analyse-Tools und unterstützen Sie bei der rechtssicheren Implementierung.
IT-Sicherheitskonzept
Online-Shops werden vermehrt Ziele von Hackerangriffen und Sabotage-Software. Aus diesem Grund hat das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) einen Sicherheitsleitfaden für Online-Shops veröffentlicht. Wir erarbeiten mit Ihnen ein Sicherheitskonzept hinsichtlich der "Absicherung von Telemediendiensten nach Stand der Technik" nach den Empfehlungen des BSI und unterstützen Sie bei der Umsetzung.
IT-Sicherheitsschulungen
Auch wenn Ihre IT-Systeme hinreichend abgesichert sind, besteht dennoch ein großes Sicherheitsrisiko durch leichtsinnige und unzureichend geschulte Mitarbeiter. Wir sensibilisieren Ihre Mitarbeiter durch vielfältige Trainingsmaterialien und machen aus einem unbekümmerten Mitarbeiter einen Mitarbeiter, der aufmerksam und sicherheitsbewusst auf den Schutz Ihrer Daten und Betriebsgeheimnisse achtet und verantwortungsbewusst mit dem ihm zur Verfügung gestellten IT-Systemen umgeht.
Unser Compliance-Paket erhalten Sie für nur EUR 899.-*
Option: Externer Datenschutzbeauftragter
Beschäftigen Sie mindestens 10 Mitarbeiter, die überwiegend mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind? Dann benötigen Sie einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen.
Zusätzlich zum Compliance-Paket stellen wir noch einen externen TÜV-zertifizierten Datenschutzbeauftragten, den sie als solchen auch bei der Aufsichtsbehörde benennen können und der sich um alle Belange kümmert.
Wir stellen für Sie einen externen Datenschutzbeauftragten ab EUR 99.-/Monat
* Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmer. Alle Preise zzgl. MwSt.